Embedded Files
Từ năm 2026, Cục Quản lý Xuất nhập Cảnh 出入国在留管理庁 đã áp dụng hệ thống 在留申請オンラインシステム cho phép cá nhân có thể nộp hồ sơ visa online.
Có thể nộp hồ sơ 24 giờ/ngày, 365 ngày/năm trừ một số ngày hệ thống tạm dừng để bảo trì và có thể nhận thẻ cư trú qua đường bưu điện.
Đối tượng có thể sử dụng hệ thống này là:
1. Người nước ngoài tự nộp hồ sơ
Trừ người có tư cách lưu trú như 「外交」「公用」「短期滞在」, thời hạn lưu trú 3 tháng trở xuống, người dưới 15 tuổi và một số trường hợp khác.
2. Người đại diện theo pháp luật（法定代理人）
3. Người thân（親族） như vợ/chồng, con, cha/mẹ
→ Về nguyên tắc, áp dụng khi người xin dưới 16 tuổi hoặc không thể tự nộp do bệnh tật hoặc lý do khác.
Nộp hồ sơ visa online tiết kiệm hơn so với nộp trực tiếp tại Cục. MPKEN sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản trong bài viết sau.
1. GIẤY TỜ CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC
My Number Card – マイナンバーカード
Điện thoại thông minh cài đặt マイナポータルアプリ
Thẻ cư trú – 在留カード
Địa chỉ email
Máy tính
Hồ sơ cần nộp: Hãy chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết theo đúng loại thủ tục.
2. CÁC BƯỚC TỰ NỘP HỒ SƠ ONLINE
Trên màn hình đăng nhập, chọn:「新規登録」→ Đăng ký mới.
Nhập địa chỉ email của bạn.
Sau khi nhập email, hệ thống sẽ gửi một email có đường link có hiệu lực trong 24 giờ để tiếp tục đăng ký.
Sau khi mở đường link, ở mục 利用者区分 (đối tượng sử dụng), nếu bạn tự làm hồ sơ cho chính mình thì chọn「外国人本人」, nếu nộp thay cho người thân trong gia đình chọn 「法定代理人等」
Sau đó nhập các thông tin được yêu cầu và tạo mật khẩu.
Khi đăng ký hoàn tất, hệ thống sẽ gửi email có:「利用者ID」dùng để đăng nhập hệ thống.
BƯỚC 2. Đăng nhập hệ thống – ログイン
Quay lại trang 在留申請オンラインシステム để đăng nhập
BƯỚC 3. Đăng ký quyền sử dụng hệ thống – 利用申出
Đây là bước rất quan trọng mà nhiều người dễ nhầm.
Có tài khoản 利用者ID chưa có nghĩa là bạn đã có thể nộp hồ sơ.
Sau khi đăng nhập, bạn phải thực hiện thêm: Đăng ký sử dụng hệ thống để thực hiện thủ tục cư trú 「利用申出」
Chọn「在留申請オンラインシステムの利用申出」. Sau đó chọn đối tượng sử dụng tương ứng.
Tiếp tục đọc và đồng ý với điều khoản sử dụng.「利用規約」
Sau đó hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng My Number Card.
Bạn dùng điện thoại có マイナポータルアプリ để đọc thẻ và thực hiện xác thực.
Tiếp theo nhập các thông tin được yêu cầu và chọn Gửi đăng ký 「申込む」
Khi được chấp thuận, bạn sẽ nhận được email thông báo.
Chỉ sau khi 利用申出 được chấp thuận, bạn mới có thể thực hiện hồ sơ 在留申請 online.
BƯỚC 4. Chọn thủ tục muốn làm – 手続きを選択する
Sau khi 利用申出 được chấp thuận, đăng nhập lại hệ thống.
Chọn: 「オンライン申請手続き」
Màn hình sẽ hiển thị các thủ tục có thể thực hiện.
Ví dụ:
Gia hạn visa 在留期間更新許可申請
Đổi visa 在留資格変更許可申請
Xin tư cách lưu trú 在留資格取得許可申請
Xin COE 在留資格認定証明書交付申請
BƯỚC 5. Nhập thông tin hồ sơ – 申請情報入力
Sau khi chọn thủ tục, bắt đầu nhập thông tin.
Tùy loại hồ sơ, hệ thống sẽ yêu cầu những thông tin khác nhau.
Thông thường sẽ có các thông tin như:
Họ tên – 氏名
Ngày tháng năm sinh – 生年月日
Quốc tịch – 国籍
Địa chỉ – 住居地
Số thẻ cư trú – 在留カード番号
Tư cách lưu trú hiện tại – 在留資格
Thời hạn lưu trú – 在留期間
Nơi làm việc/trường học
Nội dung hoạt động tại Nhật
Thông tin về công ty
Thông tin về gia đình hoặc người bảo lãnh nếu có.
Thông tin nhập online phải thống nhất với giấy tờ bạn nộp.
BƯỚC 6. Upload ảnh và giấy tờ – 顔写真・資料を添付
Sau khi nhập thông tin, tiến hành đính kèm ảnh thẻ và các giấy tờ cần thiết.
Hãy chuẩn bị file trước khi bắt đầu để tránh bị gián đoạn trong quá trình nhập hồ sơ. Hệ thống cho phép gộp chung thành 1 file PDF hoặc tách riêng tối đa 20 file.
Nếu tách riêng, bạn nên đặt tên file rõ ràng, ví dụ:
01_在留カード.pdf
02_パスポート.pdf
03_課税証明書.pdf
04_在職証明書.pdf
Riêng ảnh thẻ 顔写真 upload riêng dưới dạng JPG/JPEG. Ảnh thẻ phải được chụp trong vòng 6 tháng, chưa dùng xin visa lần nào.
Tổng dung lượng tối đa của hồ sơ là 25MB. Nếu tổng hồ sơ vượt quá 25MB, có thể gửi phần trong giới hạn trước và bổ sung phần còn lại sau theo yêu cầu của Nyukan.
BƯỚC 7. Kiểm tra và gửi hồ sơ – 申請
Đây là bước cuối cùng để chính thức gửi hồ sơ đến Cục Xuất nhập cảnh.
Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại thông tin hồ sơ và tài liệu đính kèm.
Nếu tất cả chính xác, chọn nút gửi hồ sơ theo hướng dẫn trên màn hình.
Trong hệ thống mới, sau khi hồ sơ được gửi thành công, bạn sẽ nhận email thông báo có số tiếp nhận tạm thời「申請受付仮番号」 hoặc Số tiếp nhận hồ sơ 「申請受付番号」
Hãy lưu email này lại vì đây là thông tin rất quan trọng để theo dõi và xác nhận hồ sơ của bạn.
BƯỚC 8. Theo dõi kết quả và đóng lệ phí
Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể đăng nhập hệ thống để kiểm tra tình trạng xử lý.
Trên màn hình có mục: Kiểm tra tình trạng hồ sơ 「申請状況確認」
Trong thời gian xét duyệt, Cục Xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Nếu nhận được yêu cầu, hãy đăng nhập hệ thống và thực hiện theo hướng dẫn.
Sau khi xét duyệt, kết quả sẽ được thông báo qua email. Bạn cần gửi các giấy tờ cần thiết như:
– Thẻ cư trú hiện tại
– Giấy nộp lệ phí（手数料納付書）
– Phong bì trả kết quả（返信用封筒）
– Và các giấy tờ khác theo yêu cầu.
Thẻ cư trú mới và các giấy tờ liên quan sẽ được gửi qua đường bưu điện.
Nếu trường hợp của bạn cần dán tem xác nhận（証印シール） vào hộ chiếu, bạn vẫn phải trực tiếp đến quầy của Cục Xuất nhập cảnh.
Phí visa có thể thanh toán tại cửa hàng tiện lợi コンビニ決済 hoặc thanh toán qua ngân hàng 銀行決済. Không hỗ trợ thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc QR code.
Sau khi đổi/cập nhật My Number Card, bạn cần thực hiện lại 「利用申出」(Bước 2) để tiếp tục sử dụng hệ thống online.
Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn.
Xem thêm: Tìm hiểu về thủ tục xin vĩnh trú
Report abuse