Năm 2009, mình sang Nhật và bắt đầu hành trình du học với tư cách là một sinh viên tư phí. Mình là người dân tộc Tày, nhà mình ở khu vực khá hẻo lánh nên điều kiện cơ sở vật chất vẫn rất thiếu thốn, bởi vậy khi sang tới Nhật, mọi thứ xung quanh với mình đều quá đỗi mới mẻ, từ nhịp sống, con người đến những tiện nghi hiện đại.

Hồi mới sang Nhật, tiếng Nhật của mình chỉ ở mức N3, có nhiều lúc nghe giảng còn không hiểu hết những gì thầy cô nói. Tuy vậy, đến cuối kỳ, mình vẫn luôn nằm trong nhóm có thành tích học tập cao của lớp dù học cùng rất nhiều bạn Nhật, phần lớn nhờ vào việc chăm chỉ học thuộc. Bài học nào trên lớp chưa hiểu rõ, mình sẽ về nhà tìm đọc lại trong sách rồi tới cuối kỳ ngồi…học thuộc toàn bộ phần kiến thức đó để đi thi.

Trong hai năm đầu đại học, mình tích cực tham gia nhiều cuộc thi hùng biện tiếng Nhật và gần như cuộc thi nào mình cũng giành giải Nhất. Cách luyện tập mà mình áp dụng lúc đó là sau khi viết xong bài hùng biện, mình sẽ nhờ thầy giáo người Nhật sửa giúp. Sau đó, mình nhờ thầy đọc bài đó thành tiếng và thu âm lại. Từ đó tới ngày thi, mình cứ nghe đi nghe lại phần thu âm của thầy mọi lúc mọi nơi, tập đọc và luyện nói theo cho đến khi cảm thấy thật trôi chảy và biểu cảm. Khả năng nghe nói của mình cũng nhờ vậy mà được cải thiện rất nhiều so với hồi mới sang.

Nhờ thành tích học tập tốt và hoạt động ngoại khóa tích cực, 2 năm cuối đại học mình nhận được học bổng Quỹ Giáo dục IIZUKA TAKESHI (Mục tiêu của quỹ là giúp đỡ những sinh viên có hoàn cảnh khó khăn nhưng có thành tích học tập xuất sắc, với hy vọng họ sẽ trở thành những công dân có ích cho xã hội và có khả năng đóng góp vào các hoạt động quốc tế), rồi 2 năm cao học lại tiếp tục nhận được học bổng từ quỹ học bổng ROTARY (nhận được 14m một tháng trong suốt 2 năm cao học). Chính những khoản học bổng này đã giúp mình bớt được gánh nặng phải lo chi phí sinh hoạt và dành được nhiều thời gian hơn để học tập cũng như tham gia các hoạt động giao lưu, trải nghiệm, khám phá nước Nhật.

Khi còn là sinh viên, ngoài những công việc làm thêm thông thường như nhiều du học sinh khác, mình còn tham gia dịch cho các luật sư ở tỉnh Tochigi, đặc biệt là tại các đồn cảnh sát, khi có người Việt Nam bị bắt và tạm giam vì lý do nào đó. Cơ duyên đến với công việc này cũng khá tình cờ. Nhờ tích cực tham gia các hoạt động giao lưu quốc tế của tỉnh và thành phố, mình đã được nhân viên ở các phòng ban liên quan biết đến và họ giới thiệu công việc này cho mình. Lúc đó, tiếng Nhật của mình vẫn còn khá yếu, mình cũng lo lắng và muốn từ chối, nhưng người phụ trách đã động viên mình, nói rằng tiếng Nhật của mình chắc chắn đã tốt hơn những người cần mình dịch. Thế là mình đã nhận lời.

Những năm 2010, công nghệ chưa phát triển như bây giờ, việc tra cứu từ vựng chủ yếu phải dùng kim từ điển và từ điển Nhật – Nhật. May mắn là trong những ngày đầu, mình đã gặp được những luật sư rất thân thiện. Mình vẫn nhớ lần đầu đi phiên dịch, bác luật sư đã tận tình dạy mình cách phân biệt hai từ “keisatsu” và “kensatsu”. Bác còn dành hai giờ lái xe từ trung tâm thành phố đến sở cảnh sát để giảng cho mình quy trình từ khi bị bắt, bị tạm giam cho đến khi ra tòa.

Sau khi đã quen với công việc, mình nhận được nhiều vụ hơn. Thay vì nhận điện thoại từ bộ phận điều phối, các luật sư bắt đầu tự liên hệ với mình. Có một kỷ niệm mà mình nhớ mãi trong thời gian này: có lần, buổi dịch kéo dài tận 2 tiếng rưỡi. Mình ngồi dịch trong một phòng kín chỉ vài mét vuông, ngăn cách với nghi phạm qua một khung kính nhỏ, lắng nghe và dịch qua lại cho cả hai bên. Cảm giác mệt mỏi không chỉ là của mình mà còn là của cả ba bên. Tuy nhiên, sau buổi dịch đó, mình nhận được một khoản thù lao rất hậu hĩnh, và luật sư còn cho thêm tiền nữa. Tổng số tiền mình nhận cho 2 tiếng rưỡi dịch, nếu tính ra, tương đương với cả tháng lương làm giáo viên của mẹ mình ở Việt Nam vào thời điểm đó.

Ngoài công việc phiên dịch thời vụ ở trên và 1 vài công việc khác, thời sinh viên mình còn làm thêm cho một nghiệp đoàn tại tỉnh Tochigi, chuyên dịch và hỗ trợ các vấn đề về đời sống cho các bạn thực tập sinh. Làm mấy năm mình cũng quen việc nên lúc đầu mình cũng tính sau khi tốt nghiệp cao học sẽ ở lại nghiệp đoàn làm luôn. Nhưng rồi nghe cô giáo động viên, bảo đã mất công sang tới Nhật, suốt 6 năm đi học cũng đã ở Tochigi rồi thì sau này đi làm đừng ở mãi đây nữa, chịu khó lên Tokyo mà trải nghiệm cho biết đó biết đây. Thế là mình cũng không tự giới hạn bản thân nữa mà chuyển hướng tìm việc trên thủ đô, mình lên Hello work, nhờ họ luyện phỏng vấn, sửa hồ sơ giúp rồi cuối cùng cũng đỗ được vào một công ty con thuộc SG Holdings- một tập đoàn chuyên về vận chuyển hàng hoá khá lớn của Nhật.

Công việc chính của mình tại đây là quản lý dữ liệu và thông tin của lao động nước ngoài đang làm việc tại các chi nhánh của công ty trên toàn quốc. Cụ thể là quản lý thời gian làm việc, giấy tờ, tình trạng cư trú… để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Lúc mình vào, công ty có khoảng 500 nhân viên người nước ngoài, nhưng đến khi mình nghỉ thì đã tăng lên gấp 7-8 lần. Khi mới vào, quy trình quản lý dữ liệu vẫn còn đơn giản, số lượng lao động phải quản lý cũng ít nên mọi thứ khá suôn sẻ. Nhưng chỉ sau một thời gian, số lượng lao động nước ngoài tăng nhanh, kéo theo nhiều vấn đề phát sinh.

Để tránh trường hợp người lao động bỏ học để đi làm toàn thời gian, hoặc thậm chí dùng cùng một thông tin thẻ ngoại kiều để xin việc tại hai chi nhánh khác nhau thì cần quản lý hết sức chặt chẽ. Trong quá trình quản lý không tránh khỏi các phát sinh nên nhiều lần, mình phải trực tiếp liên hệ với Cục Xuất Nhập Cảnh để tìm hiểu và trao đổi. Qua những lần đó, mình dần hiểu rằng gọi điện đến Cục Xuất Nhập Cảnh nói riêng hay các cơ quan hành chính nói chung không đơn giản là cứ gọi tới số điện thoại đó, gặp bất kì ai là cũng sẽ có câu trả lời đúng, chính xác cho việc mình muốn hỏi. Điều quan trọng là phải biết đúng người, đúng bộ phận để liên hệ, và tìm ra cách diễn đạt vấn đề sao cho hiệu quả nhất thì mới mong nhận được câu trả lời nhanh và chính xác.

Một nguyên tắc mình rút ra được là khi gọi điện, luôn xác nhận tên của người phụ trách (tantou) để sau này có thể đối chiếu hoặc hỏi tiếp khi cần. Kinh nghiệm này sau này giúp mình rất nhiều trong công việc tại nghiệp đoàn hiện tại cũng như khi làm thủ tục nenkin cho thực tập sinh về sau.

Công việc tại công ty đầu tiên không chỉ giúp mình nâng cao kỹ năng tìm kiếm thông tin mà còn cải thiện đáng kể khả năng quản lý dữ liệu. Khi số lượng lao động tăng nhanh, việc theo dõi, phân loại và quản lý hồ sơ trở thành một thử thách lớn. Nhưng nhờ đó, mình dần phát triển được tư duy hệ thống, cách làm việc chặt chẽ và khoa học hơn – một kỹ năng cực kỳ hữu ích trong bất cứ lĩnh vực nào.

Sau ba năm làm việc tại công ty này, mình bắt đầu cảm thấy công việc văn phòng ngồi một chỗ trở nên nhàm chán. Mình nhận ra rằng trong suốt thời gian ở đây, tuy mình đã học hỏi được về quản lý dữ liệu, quy trình hành chính và cách làm việc trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản, nhưng với vị trí công việc của mình thì mọi thứ dần trở nên lặp lại, mình không còn cảm thấy thú vị nữa.

Cùng lúc đó, mình và bạn trai quyết định về chung một nhà vào năm 2018. Tuy nhiên, lúc đó phát sinh một vấn đề: nếu cả hai tiếp tục làm việc ở vị trí hiện tại, một trong hai sẽ phải đi làm quá xa. Mình quyết định chuyển việc vì muốn tìm một công việc có tính thử thách và năng động hơn, đồng thời cũng muốn có thêm cơ hội giao lưu, kết nối với nhiều người hơn.

Sau khi tìm hiểu, mình quyết định chuyển sang làm việc tại một nghiệp đoàn ở Yokohama, cũng chính là chỗ mình đang làm hiện tại. Mình vốn là người thích gặp gỡ, giao lưu, nên môi trường này có vẻ phù hợp, lại tận dụng được cả các kiến thức, kinh nghiệm đã có từ thời sinh viên lẫn công việc cũ. Tuy nhiên, thời gian đầu mới vào làm, công việc hoàn toàn trái ngược với những gì mình tưởng tượng. Những ngày đầu, công việc duy nhất mình làm trong ngày là đứng phiên dịch hay nói vui một chút là trông chừng một bác người Nhật và mấy bạn thực tập sinh Việt Nam tại công ty khách hàng để tránh xảy ra việc va chạm, xung đột giữa mọi người khi làm việc. Suốt gần 2 tháng trời, mình chỉ làm duy nhất một việc đó là đứng và quan sát nên thật sự cũng có những lúc mình thấy nản:))

Nhưng sau một thời gian, bác người Nhật bắt đầu có cảm tình với mình hơn. Nhờ kỹ năng dịch và giao tiếp khéo léo, mình có thể giúp hai bên hiểu nhau, từ đó giảm bớt xung đột. Dần dần, mọi chuyện ổn định hơn và mình không cần phải có mặt trực tiếp quá nhiều nữa.

Thời gian đầu mình mới vào nghiệp đoàn thì chưa có visa kỹ năng đặc định (Tokuteigino) như bây giờ, nên các thực tập sinh thường phải về nước sau khi hoàn thành ba năm thực tập. Nhu cầu lấy lại phần tiền nenkin sau khi trở về rất cao, và mỗi đợt có thực tập sinh về nước, mình lại nhận được nhiều câu hỏi từ các bạn về thủ tục này. Ban đầu, mình chỉ giúp hướng dẫn (miễn phí) một vài bạn gặp khó khăn để các bạn không phải thuê dịch vụ (khi đó phí dịch vụ khá cao) các giấy tờ cần chuẩn bị khi làm hồ sơ nenkin hay hoàn thuế. Nhưng từ những người này, người kia giới thiệu, số lượng người nhờ cần tăng lên.

Nhận thấy nhu cầu cần nhờ các dịch vụ hỗ trợ như dịch thuật, hướng dẫn là giấy tờ thủ tục của các bạn thực tập sinh càng lớn, nên mình đã quyết định thành lập công ty để có thể tập trung hỗ trợ được các bạn nhiều hơn. Trước tiên sẽ là các dịch vụ liên quan tới dịch thuật, sau đó dần dần sẽ mở rộng sang các lĩnh vực khác sau khi đã tích lũy được đủ kinh nghiệm, kiến thức và các chứng chỉ cần thiết.

Hiện 2 vợ chồng mình đã tự tìm hiểu để hoàn thành thủ tục thành lập pháp nhân ở Nhật. Chồng mình dù vẫn đi làm full time ở công ty nhưng vẫn dành thời gian để ôn thi chứng chỉ luật sư hành chính (行政書士) và đã thi đỗ vào tháng 1 vừa rồi. Còn mình thì đang học thêm chứng chỉ liên quan tới bất động sản ở Nhật (chứng chỉ 宅建). Trong thời gian tới có thể mình sẽ học thêm cả các chứng chỉ khác nữa như 社労士. Mình hy vọng sẽ sớm lấy được thêm các chứng chỉ cần thiết để có thể mở rộng thêm nhiều hoạt động hỗ trợ các bạn lao động Việt Nam ở Nhật hơn.

Nhìn lại chặng đường từ khi còn là một sinh viên du học đến việc tự xây dựng công việc riêng, mình thấy thật biết ơn vì tất cả những trải nghiệm và bài học đã giúp mình trưởng thành. Mỗi thử thách mình gặp không chỉ giúp mình phát triển hơn mà còn cho mình cơ hội kết nối với các bạn thực tập sinh, đồng nghiệp và khách hàng, tạo nên những mối quan hệ quý giá.

Mình cũng nhận ra rằng việc luôn học hỏi và tìm ra cách tốt hơn để cải thiện bản thân là rất quan trọng. Những điều này không chỉ giúp mình phát triển hơn trong công việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ mình mang đến cho mọi người.

Trong thời gian tới, mình hy vọng có thể tiếp tục phát triển công ty, mở rộng các dịch vụ để giúp đỡ nhiều bạn Việt Nam hơn. Mình cũng rất mong muốn được học hỏi từ mọi người và cùng nhau tạo ra những giá trị có ích cho cộng đồng.